Hỏi đáp

Stakeholders trong quản lý dự án là gì vậy?

Stakeholders là gì vậy?

Stakeholder (tạm dịch là “các bên liên quan”) chính là thuật ngữ dùng để chỉ các cá nhân, nhóm, tổ chức có mối quan hệ liên quan mật thiết với doanh nghiệp, đặc biệt trong các dự án. Đây là đối tượng có sự quan tâm, có thể chia sẻ về nguồn lực, có thể tác động và/hoặc đồng thời chịu các ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp tới hoạt động doanh nghiệp về chiến lược, kế hoạch, hoạt động kinh doanh, danh mục, chương trình, dự án… hoặc nhận thấy bản thân bị tác động bởi các quyết định, hoạt động hoặc kết quả của dự án, chương trình hoặc danh mục. Stakeholders cũng bao gồm nhóm đối tượng các bên liên quan quan trọng có khả năng tác động hoặc quyết định đến sự tồn tại , phát triển của doanh nghiệp.

Stakeholder trong phạm vi Quản lý dự án PMP®

Trong phạm vi kỳ thi PMP®, các bên liên quan (stakeholders) là cá nhân, nhóm hoặc tổ chức có thể ảnh hưởng, bị tác động hoặc cho thấy bản thân bị ảnh hưởng bởi quyết định, hoạt động hoặc kết quả của dự án, chương trình hoặc danh mục.

Bạn đang đọc: Stakeholders trong quản lý dự án là gì vậy?

Bạn đang xem: Stakeholder là gì

Một dự án đã được đánh giá là thành công khi tất cả các Stakeholders cảm thấy hài lòng

Một dự án được đánh giá là thành công khi tất cả các Stakeholders cảm thấy hài lòng?

Các bên liên quan trong dự án có thể bao gồm:

Tìm hiểu thêm: Khái niệm Friend Zone: Không hề đáng yêu như trên phim ảnh mà vô cùng độc hại

Sponsors (Các nhà tài trợ) có thể chính là các cá nhân hoặc nhóm cung cấp trợ giúp tài chính, nguồn lực , và sự trợ giúp cho dự án. Nhà tài trợ chính thức ủy quyền cho dự án bằng cách ký vào bản điều lệ dự án.

Khách hàng , người sử dụng (Customers and users) cũng sẽ phê duyệt các giao phẩm của dự án.

Người bán (Sellers) sẽ cung ứng các thành phần, sản phẩm hoặc dịch vụ cho dự án theo hợp đồng.

Các đối tác kinh doanh (Business partners) sẽ có mối quan hệ , và vai trò kinh doanh đặc biệt với dự án chẳng hạn như làm cài đặt, đào tạo hoặc hỗ trợ.

Các nhóm tổ chức (Organizational groups) chính là các bên liên quan nội bộ bị ảnh hưởng bởi các hoạt động của nhóm dự án như pháp lý, tài chính, vận hành, bán hàng , và dịch vụ khách hàng.

Các nhà quản lý chức năng/giám đốc phòng ban (Functional managers) quản lý các bộ phận tổ chức như nhân sự, tài chính, mua sắm, hoặc kế toán , và các người hỗ trợ các hoạt động của dự án.

Các bên liên quan khác (Other stakeholders) đóng góp hoặc quan tâm đến các giao phẩm dự án như các cơ quan quản lý chính phủ, nhà tư vấn và các tổ chức tài chính.

Tip: Một kinh nghiệm để phân loại các bên liên quan trong một dự án chính là phân các loại theo các phòng ban trong 1 tổ chức, sau đó có thêm 1 nhánh là các bên liên quan bên ngoài tổ chức! Việc này nhằm đảm bảo không bỏ sót bất kỳ bên liên quan quan trọng nào trong một dự án.

Xác định Stakeholders như thế nào?

Xem thêm: CrossFit chính là gì ? Môn thể thao tăng sức mạnh bá đạo nhất

Stakeholder có thể bị ảnh hưởng bởi dự án hoặc họ cũng sẽ ảnh hưởng tới các dự án theo cách tích cực hoặc tiêu cực. Điều này bao gồm cả khách hàng, người dùng, giám đốc dự án và đội nhóm làm dự án, nhà tài trợ, người quản lý hoặc vận hành trong tổ chức, các bộ phận hoặc nhóm khác trong tổ chức (như phân tích kinh doanh, tiếp thị, mua sắm, chất lượng hoặc pháp lý) , và người bên ngoài cung ứng dịch vụ cho dự án (nhà cung cấp, thầu phụ, …)…

Stakeholders có thể bị tác động bởi dự án hoặc tác động đến dự án theo cách tích cực hay là tiêu cực

Stakeholders có thể bị ảnh hưởng bởi dự án hoặc ảnh hưởng đến dự án theo cách tích cực hay tiêu cực

Sự thành công dự án gắn liền với sự hài lòng của Stakeholders nên việc giữ cho Stakeholders hài lòng chính là việc rất nhiều quan trọng với người giám đốc dự án (Project Manager) trong mọi thể loại dự án.

Stakeholder cần sớm ngồi lại với nhau bàn bạc trước các quyết định quan trọng

Power/Interest Grid (lưới Quyền lực/Mối quan tâm) chính là một công cụ quan trọng để phân các loại các stakeholders, trong đó các bên liên quan cũng sẽ đã được phân loại theo cấp thẩm quyền của họ (quyền lực – power) , và mức độ quan tâm của họ về kết quả của dự án (quan tâm – interest). Từ đó mọi người có chiến lược quản lý các bên liên quan phù hợp:

Quyền lực CAO, Mối quan tâm CAO: Quản lý chặt chẽ. Với thí dụ ở trên thì các bên liên quan B, F, H cần đã được quản lý chặt chẽ. [High power / High interest: Manage Closely] Quyền lực CAO, Mối quan tâm THẤP: Giữ hài lòng. Với thí dụ ở trên thì bên liên quan A cần được giữ hài lòng. [High power / Low interest: Keep Satisfied] Quyền lực THẤP, Mối quan tâm CAO: Giữ thông tin. Với thí dụ trên thì các bên liên quan C, E cần đã được giữ thông tin. [Low power / High interest: Keep Informed] Quyền lực THẤP, Mối quan tâm THẤP: Giám sát. Với thí dụ ở trên thì các bên liên quan D, G cần đã được giữ thông tin. [Low power / Low interest: Monitor]

PMP Tip: Đề thi PMP thường gặp xuất hiện 2-3 câu hỏi về Power/Interest grid!

Vai trò của Stakeholders chính là gì vậy?

Vai trò của các bên liên quan trong một dự án đã được xác định bởi Giám đốc dự án , và chính các bên liên quan đó. các bên liên quan nên tham gia vào việc lập kế hoạch dự án , và quản lý dự án chỉ bằng cách tham gia vào:

Tạo ra điều lệ dự án , và tuyên bố phạm vi dự ánXây dựng kế hoạch quản lý dự ánPhê duyệt thay đổi dự án , có thể nằm trong ban kiểm soát thay đổi (Change Control Board – CCB)Xác định các ràng buộc , giả địnhXác định yêu cầuQuản lý rủi ro

Stakeholders trong dự án phần mềm

Trong môi trường dự án Agile trong dự án phần mềm, vai trò chủ sở hữu dự án được phụ trách bởi một người nào đó đến từ doanh nghiệp , chịu trách nhiệm thực hiện việc với nhóm Agile để ưu tiên các tính năng , chức năng. Có vai trò như sau:

Tham dự đánh giá , chấp nhận các giao phẩm được trình bày.Là một chủ sở hữu rủi ro.Tham gia đánh giá phase gate reviewĐược tham gia trong việc quản trị.Xác định các vấn đề, sự cố.Thu thập bài học kinh nghiệm.Cung cấp đánh giá chuyên gia.

Stakeholder Engagement Assessment Matrix

Stakeholder cần sớm ngồi lại với nhau bàn bạc trước các quyết định quan trọng

Stakeholder Engagement Assessment Matrix là gì vậy?

Stakeholder Engagement Assessment Matrix (Ma trận đánh giá sự tương tác của các bên liên quan) là một ma trận so sánh mức độ tham gia tương tác hiện tại , và mức độ tham gia tương tác mong muốn của các bên liên quan. Ma trận này có thể đã được sử dụng để phân các loại các bên liên quan của dự án thành các nhóm nhỏ hơn dựa ở trên mức độ phân loại. Sự tương tác , và tham gia của các bên liên quan sẽ thay đổi theo từng dự án. Các cấp độ phân các loại có thể bao gồm 5 cấp độ:

Unaware (Không biết): Không biết về dự án và các ảnh hưởng tiềm ẩnResistant (Kháng cự): Nhận thức về dự án , và các tác động tiềm ẩn; và chống lại sự thay đổiNeutral (Trung lập): Nhận thức về dự án; nhưng không kháng cự cũng như không hỗ trợSupportive (Hỗ trợ): Nhận thức về dự án , và các tác động tiềm ẩn; , trợ giúp sự thay đổiLeading (Dẫn đầu): Nhận thức về dự án và các tác động tiềm ẩn; , và tích cực tham gia vào việc đảm bảo dự án thành công

Trong Ma trận đánh giá sự tương tác của các bên liên quan sau đây, mức độ tham gia của các bên liên quan đã được xác định. Mức độ tương tác hiện tại đã được biểu thị chỉ bằng chữ “C” (viết tắt của đến từ “Current engagement level”) , và mức tương tác mong muốn đã được biểu thị bằng chữ “D” (viết tắt của từ “Desired engagement level”) đối với mỗi bên liên quan.

Xem thêm: Kinh nghiệm thực hiện việc là gì vậy? Kinh nghiệm bao nhiêu mới đủ?

Stakeholders trong quản lý dự án chính là gì vậy? - Atoha

Khi đó mọi người có thể nhận ra các khoảng cách giữa C , và D đối với bất kỳ 1 stakeholder nào (với thí dụ ở hình ở trên thì Stakeholder 1 , Stakeholder 2). Từ đó giám đốc dự án cùng với đội nhóm dự án cũng sẽ đề ra các biện pháp hành động để lấp đầy khoảng cách này. Đây cũng là cách áp dụng Ma trận đánh giá sự tương tác của các bên liên quan nhằm gia tăng sự tương tác hỗ trợ của các bên liên quan, từ đó gia tăng xác suất thành công của dự án.

Tóm lại Project Manager cần chịu trách nhiệm tìm hiểu nhu cầu , mong đợi của các bên liên quan (nhất chính là các bên liên quan quan trọng), truyền đạt lại với nhóm, thiết lập quá trình thực hiện việc , và quản lý giám sát chặt chẽ để bảo đảm chất lượng giao phẩm , bàn giao dự án đúng hạn. Cần xác định các Stakeholder rất nhiều sớm đến từ khi dự án bắt đầu, ghi chú tất cả các thông tin yêu cầu liên quan và đánh giá tác động của họ tới dự án, đến từ đó gia tăng khả năng thành công của dự án.

Xem thêm

MỌI KIẾN THỨC VỀ PMP®

Quản lý dự án chính là gì vậy? – What is Project Management?

Project team vs. Project management team

Vai trò của Nhà tài trợ – Role of the Project Sponsor

Vai trò của Giám đốc chức năng trong quản lý dự án – Role of the Functional Manager

Vai trò của đội dự án – Role of the Project Team

Vai trò của Giám đốc dự án – Role of the Project Manager

Vai trò của Giám đốc chương trình – Role of the Program Manager

Vai trò của Giám đốc danh mục – Role of the Portfolio Manager

Tham khảo thêm: Khoa ngoại tổng quát

Bạn thấy bài viết thế nào?

Tìm hiểu thêm: Ký hiệu hóa học của nhôm là gì được giải đáp